Rechnung

Die zentrale Funktion einer Rechnung ist die schriftliche Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung und Dokumentation der geschuldeten Umsatzsteuer des leistenden Unternehmer. Dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung der Abrechnung als „Rechnung“ an. Auch mittels einmaliger oder langfristiger Verträge, Quittungen oder anderen Schriftstücken kann über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet werden, wenn die gesetzlich geforderten Bestandteile einer Abrechnung gem. § 14 UStG enthalten sind.

Inhalt:

1. Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung
2. Erforderliche Bestandteile einer Rechung
3. Zusätzliche Anforderungen in Sonderfällen
4. Rechtsfolgen bei fehlenden Angaben
5. Elektronisch übermittelte Rechnungen

1. Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung

Jeder Unternehmer ist gem. § 14 Abs. 2 UStG berechtigt, über eine erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung eine Rechnung zu erteilen. Das Recht zur Erteilung einer Rechnung wandelt sich gem. § 14 Abs. 2 S. 1 UStG in die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung, wenn

  • der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück oder
  • der Unternehmer eine andere Leistung an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person

ausführt. Der Anspruch des Leistungsempfängers auf Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung ergibt sich aus § 242 BGB und muss vor dem Zivilgericht geltend gemacht werden. Der Anspruch verjährt innerhalb von 3 Jahren.

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung bei Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück besteht selbst dann, wenn die Leistung an eine Privatperson ausgeführt wird. Eine Werklieferung oder sonstige Leistung liegt dann vor, wenn sich diese in tatsächlicher Hinsicht überwiegend auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung oder Unterhaltung eines Grundstücks bezieht. Im einzelnen werden insbesondere alle Arten von Bauleistungen, Gartenarbeiten, Reinigungsleistungen und Reparaturen erfasst. Bei Verstoß gegen diese Verpflichtung kann gem. § 26a UStG ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro gegen den Unternehmer verhängt werden.

2. Erforderliche Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung

Die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG und sind seit 1.7.2004 für alle Unternehmer verbindlich. Seit dem 1.1.2004 muss eine ordnungsgemäße Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig zur Identifizierung der Rechnung vergeben wird,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung,
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen,
  • Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto, Rabatt,
  • bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht (ab 1.8.2004),
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; seit dem 19.12.2006 ist die Angabe in jedem Falle zwingend, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum besteht,
  • Bei einer Rechnung über An- oder Vorauszahlungen ist eine Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts nur dann erforderlich, wenn der Tag der Vereinnahmung bei der Ausstellung der Rechnung bekannt ist und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

3. Zusätzliche Anforderungen in Sonderfällen

In bestimmten Fällen muss der leistende Unternehmer gem. § 14a UStG über die allgemeinen Anforderungen in § 14 Abs. 4 UStG hinaus noch weitere Angaben und Hinweise in der Rechnung aufnehmen.

a) Ausländischer Leistungsempfänger verwendet USt-IdNr aus dem Inland

Verwendet ein ausländischer Leistungsempfänger bei einer sonstigen Leistung eine USt-IdNr aus dem Inland, muss der leistende Unternehmer sowohl die eigene USt-IdNr. als auch die des Leistungsempfängers auf der Rechnung angeben, § 14a Abs. 1 UStG.

b) Versandhandel zwischen 2 Mitgliedstaaten an Nichtunternehmer

Im Versandhandel zwischen 2 Mitgliedstaaten an Nichtunternehmer, muss der leistende Unternehmer zwingend eine Rechnung ausstellen, § 14a Abs. 2 UStG.

c) Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG

Erbringt der leistende Unternehmer eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. § 6a UStG, muss er sowohl seine eigene USt-IdNr. als auch die des Leistungsempfängers auf der Rechnung angeben, § 14a Abs. 3 UStG.

d) Lieferung eines Neufahrzeugs nach § 1b Abs. 2, 3 UStG

Bei Lieferung eines Neufahrzeugs müssen alle relevanten Merkmale des Neufahrzeugs in der Rechnung enthalten sein, § 14a Abs. 4 UStG.

e) Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger gem. § 13b UStG

In den Fällen des Übergangs der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger gem. § 13b UStG muss der leistende Unternehmer gem. § 1a Abs. 5 UStG einen deutlichen Hinweis aufnehmen, dass der Leistungsempfänger gem. § 13b UStG Steuerschuldner der Umsatzsteuer wird. Eine Umsatzsteuer darf nicht gesondert ausgewiesen werden.

f) Reiseleistungen oder Differenzbesteuerung

Bei Erbringung von Reiseleistungen (§ 25 UStG) oder bei Differenzbesteuerung des leistenden Unternehmers (§ 25a UStG) muss der leistende Unternehmer auf diese Sonderform der Besteuerung in der Rechnung hinweisen. Es darf keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden, § 14a Abs. 6 UStG.

g) Innergemeinschaftliches Reihengeschäft gem. § 25b UStG

Bei einem innergemeinschaftlichen Reihengeschäft muss der leistende Unternehmer gem. § 25b UStG in der Rechnung auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Reihengeschäft hinweisen und sowohl seine eigene USt-IdNr. als auch die des Leistungsempfängers auf der Rechnung angeben, § 14a Abs. 7 UStG

4. Rechtsfolgen bei fehlenden Angaben

Enthält eine Rechnung nicht alle vorgeschriebenen Angaben, entspricht sie nicht den gesetzlichen Anforderungen und gilt daher als nicht ordnungsgemäß. Für den leistenden Unternehmer hat dies unmittelbar zunächst keine nachteiligen Folgen. Da der Rechnungsempfänger jedoch einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen erforderlichen Angaben hat, ist er zur Zurückbehaltung des Rechnungsbetrags berechtigt.

Enthält die Rechnung einen Fehler oder ist sie im Sinne des § 14 Abs. 4 UStG nicht vollständig, kann der Rechnungsaussteller die Rechnung gem. § 31 Abs. 5 UStDV berichtigen. Veränderungen oder Berichtigungen durch den Leistungsempfänger sind nicht zulässig und führen zu einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung.

5. Elektronisch übermitelte Rechnungen

Im Zeitalter des Internet gehen immer mehr Unternehmen dazu über, Rechnungen auf papierlosem Weg zu erstellen und elektronisch an den Leistungsempfänger zu übermitteln. Voraussetzung hierfür ist immer, dass der Leistungsemfpänger dieser Form der Abrechnung zustimmt.

Nach § 14 Abs. 3 UStG muss die Echtheit der Herkunft und die Unverehrtheit des Inhalts der Rechnung gewährleistet sein, was auf 2 unterschiedliche Arten möglich ist: