Buchführung

Unter Buchführung versteht man die vollständige, anhand von Belegen zeitlich und sachlich geordnete Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge in einem Unternehmen. Im Rahmen der Buchführung sind Handelsbücher zu führen, die Inventur vorzunehmen und die Bilanz zu erstellen, wobei stets die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einzuhalten sind.

Die Buchführung ist eine wesentliche Informationsquelle  für den Unternehmer selbst, für Geschäftsführer oder Gesellschafter sowie für Außenstehende und unterrichtet über die Entwicklung und die aktuelle Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens. Im Steuerrecht ist die ordnungsgemäßge Buchführung notwendige Voraussetzung für die Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschußrechnung oder Bilanz.

1. Buchführung und Begriffe

Die Buchführung ist Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens, wobei dieser Oberbegriff nochmals in Finanzbuchführung und Betriebsbuchführung untergliedert werden kann. Aus der Finanzbuchführung wird zum Ende des Geschäftsjahres der Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung oder Einnahmen-Überschußrechnung) entwickelt. Die Betriebsbuchführung dient dagegen der innerbetrieblichen Kostenerfassung sowie der Kalkulation der Preise für die eigenen Podukte.

2. Aufgaben der Buchführung

Die Buchführung hat die Aufgabe, zu jeder Zeit einen zutreffenden Überblick über die Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens zu vermitteln. Hierzu sind unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung alle Geschäftsvorgänge im Unternehmen systematisch und geordnet zu erfassen. Zum Ende des Geschäftsjahres bildet sie zusammen mit der Inventur die Basis für die Erstellung der Bilanz. Desweiteren dient die Buchführung zur Ermittlung des Erfolgs durch Gegenüberstellung von Ertrag und Aufwand im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Einnahmen-Überschußrechnung.

Stichwortartig lassen sich die Aufgaben wie folgt skizzieren:

  • Dokumentation anhand von Belegen: zeitnah, richtig, geordnet, lückenlos, wahr und fortlaufend;
  • Rechenschaftslegung und Information über Vermögens- und Ertragslage;
  • Kontrolle über Produktivität, Wirtschaftlichkeit u. Rentabilität des Unternehmens;
  • Entscheidungsgrundlage für unternehmerische Entscheidungen, z.B. über Investitionen, Sortiment, Preise.

3. Informationsquelle Buchführung

Aus der Buchführung lassen sich unzählige und wesentliche Informationen über die Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens ablesen. Die Buchführung ist daher eine der wesentlichen Informationsquellen für den Unternehmer selbst, für Geschäftsführer oder Gesellschafter des Unternehmens sowie für externe Außenstehende wie Kapitalgeber, Gläubiger und Finanzamt.

4. Pflicht zur Buchführung

Für Kaufleute besteht gem. § 238 HGB eine gesetzliche Buchführungspflicht, wobei die Buchführung so beschaffen sein muss, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens vermitteln kann. Darüber hinaus kann sich eine gesetzliche Buchführungspflicht ergeben, wenn die in § 141 AO genannten Grenzen überschritten werden.

5. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ist im wesentlichen zu nennen:

  • Grundsatz der Übersichtlichkeit,
  • Grundsatz der Richtigkeit,
  • Grundsatz der Vollständigkeit und
  • Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit des Belegwesens.

Der Grundsatz der Übersichtlichkeit erfordert, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Insbesondere müssen sich die Geschäftsvorfälle gem. § 238 Abs. 1 S. 2 HGB, § 145 AO in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Der Grundsatz der Richtigkeit zwingt gem. § 239 Abs. 2 HGB zu einer richtigen Verbuchung und Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Aus dem Grundsatz der Vollständigkeit ergibt sich gem. § 246 HGB die Verpflichtung zu einer lückenlosen Erfassung aller Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge und Aufwendungen.

Im einzelnen sind folgende wichtige Grundsätze in der Praxis zu beachten:

  • Keine Buchung ohne Beleg.
  • Jeder Beleg ist mit einem Ausstellungsdatum zu versehen.
  • Klarer Buchungstext zur Erläuterung des Geschäftsvorfalls
  • Von der Buchung zum Beleg, vom Beleg zur Buchung.
  • Keine nachträglichen Veränderungen einer Buchung.